در سال گذشته، شرکت های ایالات متحده، تقریباً ۹۰ میلیارد دلار برای فعالیتهای یادگیری و توسعه هزینه کردند که این رقم بیشتر از تولید ناخالص ملی ۱۳۰ کشور است. در سال ۲۰۱۸، برای آموزش هر کارمند آمریکایی بهطور متوسط هزینهای حدود ۱۰۰۰ دلار صرف شد. شاید این رقم به تنهایی چشمگیر نباشد اما برای اینکه ذهنیت بهتری داشته باشید تصور کنید در شرکتی با ۵۰۰۰۰ کارمند این هزینه سالی ۵۰ میلیون دلار بودجه به خود اختصاص میدهد. این مبلغ، بهویژه هنگامیکه بدانید بیشتر این پول و زمان به هدر رفته است، بسیار گران تمام میشود.
برنامههای آموزش و توسعه لزوماً مسئله ما نیستند. مشکل این است که اغلب هیچ سنجهای برای اندازهگیری آموزهها و تغییر رفتارهایی که سرمایهگذاری عظیمی برای آموزش انها میشود، وجود ندارد. یک نظرسنجی از تقریباً ۱۵۰۰ مدیرعامل در سراسر صنایع، حوزهها و شرکتها در اندازههای مختلف نشان میدهد که از هر پنج سازمان، یکی هیچ کاری برای اندازهگیری تأثیر آموزش کارکنان انجام نمیدهد. از بین شرکتهایی که این کار را انجام میدهند، تنها ۱۳٪ بازده قابلاندازهگیری را محاسبه میکنند. جای تعجب نیست که دو سوم کارکنان فکر میکنند که برنامههای آموزشی تأثیری در بهبود خود و کارشان ندارد.
آنچه که بیشتر شرکتها نسبت بدان بیتوجهاند این است که یادگیری و توسعه در محل کار به معنای میزان زمان تخصیص داده شده به کار نیست، بلکه در مورد این است که تا چه حد اطلاعات درست در زمان مناسب به دست افراد درستی میرسد. نگران نباشید، وقتی کمتر یاد میگیرید، بهتر میآموزید.
مدیرعامل استارتاپ هومو اذعان دارد که هدفش در این شرکت این است که یادگیری و توسعه را به فرایندی سادهتر تبدیل کند. در این شرکت از هوش مصنوعی برای تجزیه دادههای مربوط به کارمندان و ایجاد انگیزه آنها استفاده میشود تا بتوانند در محل کار خود پیشرفت کنند. این انگیزه بخشی، با ارسال ایمیل یا پیامک به کارمندان صورت میگیرد تا آنها را به انجام کارهای کوچکی با هدف ارتقای کل سازمان ترغیب کند. نکته جالب اینکه الگوریتمهای این برنامه، یادآوریها و تلنگرهای سازمانی را برای هر فرد بر اساس نقش و تجربه سازمانی وی شخصیسازی میکند. برای مثال، اکثر مدیران از تشکر منظم از آن دسته از اعضای تیم که سؤالات مهم میپرسند و یا به تسهیل بحثهای گروهی و عادلانه کمک میکنند، سود میبرند.
در این شرکت با استفاده از تکنولوژی یادگیری ماشینی و به وسیلهی خودکارسازی فرایند یادگیری و توسعه به افراد کمک میشود تا بتوانند تغییر رفتار در مقیاس وسیع را اعمال کنند. این استارتاپ با استفاده از “تلنگرهای کوچک” کارکنان را قادر میسازد تا به الزامات دنیای سریع امروزی از طریق آزمایش، تمرین و یادگیری مهارتهای موردنیاز پاسخ دهند، بهطوریکه روشهای قدیمی انجام کار دیگر برایشان کمککننده نخواهد بود.
اما چنین تفکری سابقه طولانی دارد. پروفسور کاس سانستاین و ریچارد تالپر در کتاب خود نگاهی دقیق به اثرات تقویت مثبت و پیشنهادهای غیرمستقیم داشتند و معتقدند این عوامل میتوانند بر رفتار و تصمیمگیری تأثیرات چشمگیری داشته باشند.
اگر فرایند یادگیری و توسعه را بدون اینکه خللی به کار روزانه افراد وارد شود، در همان بستر فعالیت کارمندان نهادینه کرد، میتوان کمک بسیاری به ایجاد و تقویت اقدامات مثبتی نمود که زمینهساز ایجاد مهارتهای جدید و بالطبع رشد سازمانی هستند. سازمانها میتوانند بهجای صرف مقدار زیادی پول در واحدهای یادگیری، با استفاده از اهرمهای فشارِ فلسفه یادگیری هومو، کاملاً ساده و با شیب ملایم بهبود را در سازمان خود نهادینه سازند. تنها در این صورت است که آنها میتوانند تأثیر برنامههای توسعه را افزایش داده و پتانسیل کامل تیمها را بدون صرف میلیونها (یا میلیاردها دلار) به کار اندازند. در ادامه به چند نکته برای شروع چنین روندی اشاره میشود:
آهسته و پیوسته پیش روید
شکستن اهداف بزرگ به چند هدف کوچکتر شانس دستیابی به مهارتهای موردنیاز برای رسیدن به اهداف را تقویت میکند. اندرس اریکسون، روانشناسی است که سالهاست بر کسب مهارتهای تدریجی مطالعه میکند. او اذعان دارد که افراد موفق نه تنها کارهای خود را به فعالیتهای کوچک تقسیم میکنند، بلکه آنها را بیوقفه تکرار میکنند و دائماً در نظر دارند که چه کاری انجام دادهاند و به چه سمتی حرکت میکنند. همین فعالیتهای جزئی و نامحسوس به افراد کمک میکند تا دائماً بهتر از قبل باشند.
برای انجام این کار، تمرینی انجام دهید و از کارمندان بخواهید فعالیتهایشان را به قطعات کوچک و قابلهضم تقسیم کنند. سپس آنان را تشویق کنید که این کارهای جزئی را دوباره و دوباره در دنیای واقعی انجام دهند. بهعنوانمثال، اگر فردی در نقش رهبر میخواهد با تیم خود ارتباط بهتری برقرار کند، بهتر است با پرسیدن سه سؤال ساده از هر کارمند در جلسه یکبهیک، شروع کند:
- اوضاع چگونه است؟
- چالشهایی که با آن مواجه هستید کدامند؟
- چطور میتوانم به شما کمک کنم؟
با استفاده از این تمرین، بدون شک کیفیت مکالمات آنها بهبود خواهد یافت و این تقویت مثبت باعث خواهد شد که رهبر با اعضای تیم بیشتر آشنا شود و اینگونه گامی کوچک برای یک تغییر بسیار بزرگتر بردارد.
بازخورد دادن را به یک عادت تبدیل کنید
اکثر مردم میخواهند بهتر شوند، بنابراین از کارکنانتان بخواهید در یک گزارش کوتاه نقاط قوت و زمینههای قابلبهبود خود را مشخص سازند. شواهد نشان میدهد حتی اگر آنها در دورههای آموزشی هم شرکت نکنند، همین خودآگاهی موجب میشود تا در دوره ارزیابی بعدی، بسیاری از افراد در حوزههایی که پیش از این با آنها مشکل داشتند، پیشرفت کنند.
شما میتوانید این تمرین را در سازمان خود پیادهسازی کنید و محیطی را ایجاد نمایید که در آن هم کارمند و هم مدیر احساس امنیت کرده و دادن بازخوردهای منظم و سازنده را امری با ارزش و مثبت تلقی کنند. همواره سؤال بپرسید، بحثهای باز را در جلسات تیمی مطرح کنید و پرسشهایی را درباره نحوه درک و بررسی ذهنیت افراد طراحی کنید. از آنان بپرسید چگونه میتوان کار را بهتر انجام داد؟ آیا روند پیشرفت پروژه را دلگرمکننده میدانید؟ بگذارید افراد بدانند که اگر مشکلی را تشخیص دهند، گوش شنوایی برای راهحلهای پیشنهادیشان وجود دارد.
هر فردی تنها در زمان مشخصی ظرفیت شناختی بالایی دارد. این ویژگی موجب میشود تا در یک محیط کار سریع و پویا که کارکنان کارهای روزانه زیادی دارند، حفظ اهداف توسعه بلندمدت به یک چالش بزرگ تبدیل شود. وجود اهرمی ساده تحت عنوان یادآوری ایمیلی یا شخصی میتواند افراد را در مسیر دستیابی به اهداف نگه دارد. در گوگل، به افراد بر اساس انتظارات و مهارتهای شغلی لازم در حین استخدام، ایمیلهای یادآوری ارسال میشود تا انها همچنان استانداردهای اولیه را رعایت کنند. بهعنوانمثال، تلنگرهایی مثل ” تعداد زیادی سؤال بپرسید!” و یا “بازخورد فعالانه ارائه دهید” نمونههایی از این موضوع هستند. انجام این کار فرصتهای بیشتری برای تمرین و توسعه مهارتها فراهم میکند که حتی اگر ۲% بهرهوری را افزایش دهد، حدود ۴۰۰ میلیون دلار در سال ارزش خلق خواهد کرد.
مدیران میتوانند یادآورها را به صورت منظم تمرین کنند، برای این کار لازم است ابتدا اهداف یادگیری و توسعه را با گزارش مستقیم خود تعیین کنند و سپس مرتباً پیشرفت این سنجهها را موردبررسی قرار دهند. این امر به آنها اجازه میدهد تا بازخورد و کمک به اعضای تیم فارغ از چالشهای پیش رو، امری ثابت به نظر برسد.
فقط بر آنچه واقعاً کار میکند، سرمایهگذاری کنید:
سازمانهایی که به طور مرتب اثربخشی برنامههای آموزشی خود را افزایش میدهند، فرایند یادگیری و توسعه مؤثرتری دارند. اگر میخواهید همچنان به سرمایهگذاری در فرایندهای آموزشی ادامه دهید، مطمئن شوید معیارهای موفقیت را از قبل تعریف کردهاید. بهطور مرتب بررسی کنید که آیا این برنامهها تأثیر قابلسنجشی بر روی معیارهایی مانند بهرهوری، حفظ و رضایت شغلی دارند یا نه. اگر چنین تأثیری وجود نداشته باشد، برنامه آموزشی شما کاری از پیش نخواهد برد.
در عوض، تمرکز خود را بر روی سرمایهگذاری در فنآوریهای جدید یا استراتژیهایی که احتمال موفقیت بالایی دارند، اختصاص دهید. اما نگران شکست و عدم موفقیت نباشید. تا زمانی که ابزارها و فرآیندهای خود را پیدا نکنید، نمیتوانید بهترین کار را برای کارکنانتان انجام دهید.
در نهایت اینکه هر محیط کاری میتواند با پذیرش چنین اندیشهای درباره فرایند یادگیری و توسعه سازمانی، تمامی پتانسیل افراد و تیمهای خود را شکوفا کند. شاید این توصیهها به ظاهر کوچک و یا حتی بدیهی به نظر برسند، اما میتوانند با افزایش بهرهوری و اثربخشیهای جزئی چندین میلیون دلار ارزش خلق کنند.
منبع: HBR
