همانطور که می دانید، معنای مدیریت را برنامه ریزی، کنترل، هدایت و نظارت می دانند و تدوین ISO 9001 از این جهت است که این اقدامات با رویکرد کیفیت انجام شود.
در نوامبر ۲۰۰۸ سازمان جهانی استاندارد اقدام به معرفی مجموعه بازنگری شده استانداردهای مدیریت کیفیت بر مبنای مدل فرآیندی نمود . در این مدل جدید تأکید بر رضایت مشتری و بهبود مستمر است.
این استاندارد مجموعه ای از مقررات است که در سطح بین المللی معتبر شناخته می شود و شرکت ها از آن به منظور بهبود کیفیت محصول یا خدمات خود در درون سازمان استفاده میکنند.
دارا بودن گواهینامه ISO 9001 به چه معناست؟
وقتی یک سازمانی دارای گواهینامه ISO 9001 باشد یعنی آن سازمان از نظام کیفیت خاصی برخوردار است.
تعریف استاندارد
حروف اختصاری International Organization for Standardization (ISO)به مفهوم سازمان بین المللی استاندارد سازی میباشد که یک مجمع بین المللی است که سازمان های استاندارد کشورهای عضو، آن را تشکل می دهند.
ایزو مجموعه ای از توسعه دهندگان استانداردها می باشد که به منظور شفاف سازی کلیه فعالیت های خدماتی و تولیدی تدوین شده است. بطوریکه برای تولید کننده و مصرف کننده تمام مراحل انجام کار مشخص و مبرهن باشد.
استاندارد بین المللی سیستم های مدیریت کیفیت (QMS) که توسط ایزو (سازمان بین المللی استاندارد سازی) منتشر شده است در سال ۲۰۱۵ به روز شد و به عنوان استاندارد ISO 9001: 2015 نامیده می شود که مدیریت ریسک و مدیریت دانش، نگرش استراتژیک و مواردی دیگر نیز به این استاندارد اضافه شد.
هدف و کاربرد
هدف از تدوین این سری استاندارد، به وجود آوردن الگویی بینالمللی برای پیاده سازی و استقرار سیستم های مدیریت و تضمین کیفیت بوده است که مورد استقبال فراوان در سطح دنیا قرار گرفت.
سیستمهای مدیریت کیفیت به منظور حفظ سطح کیفیت تعریف شده اند که بهبود کیفیت از طریق اصلاح فرایندها، در سازمان پیاده سازی میشود. امروزه واحدهای خدماتی نیز مانند واحدهای صنعتی، علاقه زیادی به استقرار سیستم کیفیت نشان میدهند.
فواید استقرار سیستم مدیریت کیفی
– بررسی مجدد فعالیتهای سازمان بر اساس اهداف سازمان و رفع کاستیها
– شفافیت فرایندها و شاخصها در سازمان
– جلوگیری از تکرار فرایندها به واسطه تعریف فعالیت های برنامهریزی شده و سیستماتیک
– کاهش هزینه ها
– ایجاد اطمینان و اعتماد در درون سازمان (میان ردههای مدیریتی و کارکنان)
– ایجاد اطمینان و اعتماد در برون سازمان (مشتری) و بالطبع قابلیت عرض اندام در فضاهای مختلف تجاری (افزایش توان رقابت در عرصه بین الملل)
نقش استاندارد در پیشرفت و توسعه
استاندارد و استاندارد سازی از پایه های علم و فناوری است که در پیشرفت صنعت و اقتصاد نقش به سزایی دارد و باید در جهت افزایش سطح کیفیت تلاش کرد تا به فناوری پیشرفته تولید هر محصول نایل آمد.
اغلب چنین می پندارند که استاندارد فقط برای حفظ منافع مصرف کننده است. البته این نظر تا حدی صحیح است و استاندارد به نیازهای فردی و اقتصادی مصرف کنندگان توجه دارد، اما استحکام صنعت و فناوری را نیز در نظر دارد و می توان گفت که سود حاصل از رعایت استاندارد برای تولیدکنندگان بیش از مصرف کنندگان است، زیرا صرفه جویی های حاصل از کاهش انواع قطعات و مواد اولیه غیر ضروری و ضایعات، به قدری چشمگیر است که هر گونه سرمایه گذاری در زمینه استاندارد سازی فرآوردهها و خدمات را برای صاحبان صنایع موجه می سازد، به طوری که آنان در اندک زمان میتوانند نتایج محسوس آن را به صورت مبالغ ذخیره شده مشاهده کنند.
با اجرای درست قوانین و مقررات استاندارد، هزینه های انبارداری و ساخت ابزار و ماشین آلات کاهش می یابد، فرایند تولید منظم می شود، آرایش عملکرد کارخانه ها به نحو متعادلی تنظیم می گردد، نگهداری اسناد، نقشه ها و طرح های مربوط به تولید محصولات طبق یک نظام دقیق بازیابی سریع، طبقه بندی و بایگانی میشود، همکاری میان واحدهای گوناگون هر سازمان یا کارخانه برای پیشبرد فرآیند تولید میسر می شود، تفاهم کارکنان در مسائل فنی تحقق می پذیرد و سرانجام با تولید کالای کیفیت دار و بسته بندی مطلوب، رضایت مصرف کنندگان نیز جلب می شود و به این ترتیب استاندارد شالوده استواری را برای پیشرفت و توسعه صنعت و اقتصاد فراهم می سازد.
چرا به استاندارد سازی فرآیندهایی سازمانیمان نیاز داریم؟
در جهان صنعتی امروز همه چیز دست تحول است در این عرصه استانداردهای جدیدی که به مدیریت کیفیت موسوم است فقط به نتیجه محصول نهایی بسنده نمی کند، بلکه یک خط تولید را از ابتدا تا انتها زیر نظر می گیرد. این مدیریت برنامه ریز و هدفمند، زندگی و پویایی را به بخش های سازمانی هدیه می دهد. در می یابیم که استاندارد نمودن شاخص های تولید و خدمات و همچنین سنجش و کنترل کیفیت محصولات از جمله نکات اصلی در برنامه های توسعه است.
استانداردهای ایزو چگونه به جامعه سود می رسانند؟
برای تجارت : پذیرش عمومی استانداردهای بین المللی باعث می شود که تولید کننده اساس توسعه محصولات و خدمات خود را بر این اساس گذاشته و در نتیجه به مقبولیت عمومی دست پیدا کند. همچنین باعث می شود که کسب و کارهایی که بر اساس استانداردهای بین المللی ایجاد شده اند به راحتی در نقاط مختلف دنیا قابل رقابت باشند.
برای خریداران : مطابقت و سازگاری عمومی محصولات در جهان که در اثر پیروی از استانداردهای بین المللی بوجود آمده است و باعث شده است تا مصرف کنندگان دارای قدرت انتخاب بیشتر شوند و همچنین از قیمت پایین تر که در اثر رقابت بوجود آمده است بهره مند شوند.
برای دولت ها : استانداردهای بین المللی پایه های تکنولوژیکی و علمی را فراهم می کند که باعث پایه ریزی سلامتی، امنیت و حفظ طبیعت می شود.
برای کشور های توسعه یافته : استانداردهای بین المللی به کشورهای توسعه یافته این امکان را می دهد که که با سرمایه گذاری صحیح بر روی منابع کمیاب خود از اتلاف آنها جلوگیری کنند.
برای مصرف کنندگان : انطباق محصولات و سرویس ها با استانداردهای بین المللی مصرف کننده را از کیفیت، امنیت و راحتی مطمئن می سازد.
برای همه افراد : استانداردهای بین المللی به همه کمک می کند تا از امنیت حمل و نقل، دستگاه ها و لوازمی که استفاده می کنند مطمئن باشند.
برای محیط زیست : برای محیط زیستی که در آن ساکن شدیم، استاندارد های بین المللی برای هوا، آب و کیفیت خاک، و انتشار گازها و تشعشعات می تواند به ما در حفظ محیط زیست کمک کند.
هفت اصل مجموعه استانداردهای بین المللی مدیریت کیفیت ISO 9001 :
اصل 1: مشتری مداری Customer Focus
سازمانها به مشتریان خود وابستهاند و از این رو باید نیازهای حال حاضر و آتی آنها را درک ، الزامات ایشان را برآورده و تلاش نمایند تا فراتر از انتظارهای آنها اقدام نمایند.
مزایای کلیدی اصل مشتری مداری
- درآمد و سهم بیشتر از بازار در نتیجه واکنش های سریع تر و منعطف به فرصت های تجاری
- اثربخشی بیشتر در استفاده از منابع سازمان به منظور افزایش رضایت مشتری
- بهبود وفاداری مشتری و به دنبال آن تکرار فرصت های تجاری
اصل 2: راهبری Leadership
راهبران مقصد و جهتگیری متحد سازمانی را به وجود می آورند. آنها باید محیط داخل سازمان را به نحوی ایجاد و برقرار نگه دارند که کارکنان بتوانند در دستیابی به اهداف سازمان مشارکت کامل داشته باشند.
مزایای کلیدی اصل راهبری
- کارکنان ضمن شناخت لازم ، برای تلاشدر جهت اهداف خرد و کلان سازمان ترغیب میشوند .
- فعالیتها به روشی یکپارچه، ارزیابی ، تنظیم و اجرا میشود.
- ارتباطات نامناسب بین سطوح مختلف سازمان کاهش مییابد .
اصل 3: مشارکت کارکنان Engagement of People
کارکنان در تمام سطوح ، ذات و جوهره یک سازمان به حساب میآیند و در صورت مشارکت کامل ، تواناییهای ایشان در جهت اهداف و دستاوردهای سازمان خواهند بود .
مزایای کلیدی اصل مشارکت کارکنان
- کارکنان با انگیزه ، متعهد و مشارکت جو در سازمان
- نوآوری و خلاقیت در جهت اهداف سازمان
- پاسخگویی کارکنان در قبال عملکردشان
- علاقهمندی کارکنان به مشارکت و سهیم بودن در بهبود مستمر
اصل 4: رویكرد فرآیندی Approach Process
نتیجه مورد نظر و کارایی لازم ، زمانی حاصل میشود که فعالیتها و منابع مرتبط به عنوان یک فرآیند مدیریت شود.
مزایای کلیدی اصل رویکرد فرآیندی
- هزینههای کمتر و زمانهای کوتاهتر عملیات با استفاده اثربخش از منابع
- نتایج بهبود یافته ، با ثبات و از قبل پیشبینی شده
- وجود فرصتهای بهبود اولویتبندی شده
- رویکرد سیستمی به مدیریت Management to Approach System (شناسایی ، درک و مدیریت فرآیندهای در تعامل با یکدیگر به عنوان یک سیستم، بر اثربخشی و کارایی سازمان در دستیابی به اهداف آن تاثیر گذار میباشد.)
مزایای کلیدی اصل رویکرد سیستمی به مدیریت
- تنظیم و یکپارچهسازی فرآیندهایی که به نحو مناسبی به نتایج مطلوب میرسد.
- متمرکز نمودن تلاشها بر فرآیندهای کلیدی
- ایجاد اطمینان در طرفهای ذینفع نسبت به اثربخشی ، کارایی و ثبات سازمان
اصل 5: بهبودی Improvement
بهبود مستمر عملکرد جامع سازمان باید هدف دائمی سازمان باشد.
مزایای کلیدی اصل بهبود مستمر
- برتری عملکرد سازمان در نتیجه بهبود توانمندیها و قابلیتها
- وجود پروژههای بهبود در تمام سطوح سازمان و در جهت مقاصد استراتژیک
- انعطافپذیری در واکنش سریع به فرصتها
اصل 6: تصمیم گیری بر اساس واقعیات Evidence-based Decision Making
تصمیمات اثربخش بر مبنای تحلیل دادهها و اطلاعات اتخاذ میگردد.
مزایای کلیدی اصل رویکرد واقعگرایانه در تصمیمگیری
- تصمیمات آگاهانه
- افزایش توانایی ، اثبات اثربخشی تصمیمات قبلی از طریق مراجعه به سوابق
اصل 7: مدیریت روابط Relationship Management
یک سازمان و تامینکنندگان آن به هم وابستهاند و یک رابطه دو جانبه سودمند ، موجب افزایش توانمندیهای هر دوطرف در ایجاد ارزش افزوده میگردد.
مزایای کلیدی اصل روابط دوجانبه سودمند با تامینکنندگان
- افزایش توانمندی در ایجاد ارزش افزوده برای هر دو طرف
- انعطافپذیری و سرعت واکنشهای دوطرف به کسب و کار در حال تغییر و یا نیازها و انتظارهای مشتریان
- بهینهسازی هزینهها و منابع
نحوهی استقرار، پیاده سازی و مستند سازی ISO 9001 : 2015 در یک سازمان:
در ویرایش جدید استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ، تفکر مبتنی بر ریسک، دانش سازمانی، محیط کسبوکار و شناسایی نیازهای ذینفعان موضوعات جدید میباشند که سازمان باید به آنها نیز توجه نماید.
استقرار سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ همانند سایر سیستمهای مدیریتی دارای مراحلی میباشد :
- قبل از هر چیز ابتدا باید وضعیت شرکت و فرآیندهای تعریف شده را در غالب یک گزارش بررسی نموده و بفهمیم که سازمان و یا شرکت مورد نظر در حال حاضر، در چه جایگاهی قرار دارد. این گزارش به عنوان گزارش شناخت سیستم مدیریت، شناخته میشود.
- دم بعدی آموزش سیستم مدیریت کیفیت میباشد. به این معنی که باید نحوهی استقرار و کاربرد این سیستم برای مدیران مجموعه مشخص و گویا باشد. با این کار مطمئن میشویم که تمام مدیران از خواسته های مدیریت کیفیت و همچنین مزایای آن با خبر و مطلع هستند.
- گام بعدی که به نحوی مهم ترین گام است، مستند سازی سیستم مدیریت کیفیت میباشد. در این گام فرم ها، روش اجرایی ها، دستورالعمل ها و…. متناسب با سازمان تدوین میگردند.
- ممیزی سیستم مدیریت کیفیت، گام بعدی
- در این فرآیند میباشد که در صورت اجرای درست منجر به صدور گواهی نامه میشود.
بکارگیری سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001:2015
- شناسائی اهدافی که میخواهید به آن نایل شوید:
اهدافی مثل: مؤثر و سودمند بودن ، تولید محصول و خدماتی که با نیازهای مشتری سازگار باشد ،نیل به رضایت مشتری،افزایش سهم بازار، حفظ سهم بازار، اصلاح ارتباطات و اخلاق در سازمان،کاهش هزینه ها و تعهدات، افزایش اطمینان در سیستم تولید
- شناسایی انتظارات دیگران از شما.
انتظارات طرفین ذینفعان (گروگذاران و سهامداران) مانند:
-
- مشتری ها و مصرف کنندة نهائی
- کارکنان
- تأمین کنندگان
- گروگذاران
- اجتماع
- کسب اطلاع درباره خانواده ISO 9000
- برای اطلاعات بیشتر به ISO 9001:2015 مراجعه کنید.
- برای اطلاعات پشتیبانی به سایت ایزو مراجعه کنید.
- برای بکارگیری مطالعات و اخبار جهانی توسعه ISO 9001 انتشارات سیستم مدیریت ایزو را بخوانید.
- هر هفته مقالات سایت آکادمی فاران را دنبال کنید.
- در دوره های ISO 9001:2015 آکادمی فاران شرکت نمایید.
- استانداردهای خانوادهISO 9000 را در سیستم مدیریت خود بکار ببرید.
در مورد اینکه بدنبال انطباق سیستم مدیریت کیفیت سازمانتان با ISO 9001:2015 می باشید یا اینکه برای درخواست دریافت این گواهی کیفیت ملی آماده میشوید، تصمیم بگیرید.
- استانداردهای خاص-موضوعی را مورد بررسی قرار دهید.
این استانداردهای خاص-موضوعی عبارتند از:
ISO 10006 مربوط به مدیریت پروژه (Guidelines for quality management in projects)
ISO 10007 مربوط به مدیریت پیکربندی (Guidelines for configuration management)
ISO 10012 مربوط به سیستم های اندازه گیری (Requirements for measurement processes and measuring equipment)
ISO 10013 مربوط به مستند سازی کیفیت (Guidelines for quality management system documentation)
ISO/TR 10014 مربوط به اداره کردن اقتصاد کیفیت (Guidelines for realizing financial and economic benefits)
ISO 10015 مربوط به آموزش (Guidelines for training)
ISO/TS 16949 مربوط به تامین کنندگان خودرو (Automotive Quality Management)
ISO 19011 مربوط به ممیزی
- وضعیت فعلی خود را تثبیت کنید و فاصله بین سیستم مدیریت کیفیت خود و نیازهای ISO 9001:2015 را تعیین نمائید.
منابع: ISO 9001:2015 (Fourth edition 2008-11-15) و استاندارد ملی ایران-ایزو 9001 تجدید نظر سوم 1396
