وقتی که تعامل در مشارکت کارکنان بیش از حد میشود.
تعاملات میان کارکنان هم می تواند مفید باشد هم مضر. همه ما از شرکت در جلسات غیر ضروری، دریافت ایمیل های غیر مهم و سایر تعاملات غیرمفید به ستوه آمده ایم.
تعاملات بیش از حد، انرژی کارکنان را تحلیل می برد. کارکنان معمولا نمی توانند وظایف خود را طی ساعات کاری به اتمام برسانند. به همین علت ساعت ها پس از تعطیلی شرکت، حتی در خانه و در تعطیلات آخر هفته ناچارند کار کنند.
«ایمیلهای مداوم، تماس در تمامی ساعات. واقعا خسته شده بودم. تقاضای همکاری امانم را بریده بودند.»
«همیشه حس میکردم باید بیشتر کارکنم و به سرعت پیش برم تا بتوانم از شکست خوردن جلوگیری کنم. نقش قایق نجات افراد را پیدا کرده بودم و پس از نجات، تقریبا غرقشده رها میشدم.»
این سخنان در اثر تحمل فشارهای ناشی از همکاری شنیده میشوند.
با گرایش سازمانها به سمت جهانیگرایی، آنها ساختارهای ماتریسی را به کار میگیرند، محصولات و خدمات پیچیدهتری را ارائه میدهند و امکان برقراری ارتباطات دائمی را فراهم میکنند. بدین ترتیب به کارکنانی نیاز دارند که بتوانند بیش از پیش با همکاران داخلی و مخاطبان بیرونی ارتباط برقرار کنند. بر اساس تحقیق کانکتد کامانز، هماکنون اکثر مدیران حداقل ۸۵ درصد از زمان کاری خود را صرف ایمیل، حضور در جلسات و صحبت پشت تلفن میکنند و تقاضای چنین فعالیتهایی بیش از ۵۰ درصد نسبت به دههی گذشته افزایش یافته است.
البته کمپانیها سود میبرند: نوآوری سریعتر و خدمترسانی یکپارچه به مشتریان، دو مورد از محصولات این افزایش همکاری هستند. اما در این شرایط فرد زمان کمتری را برای تمرکز بر کارهای شخصی، تفکر دقیق و تصمیمگیری منطقی دارد. مقالهی سال ۲۰۱۶ HBR که یکی از ما در نگارش آن همکاری داشته، این پدیدهی مخرب را تحت عنوان (
در طول چند سال گذشته، تحقیقات بیشتری را انجام دادهایم – هم کمّی و هم کیفی – تا درک بهتری از مسئله داشته باشیم و راهکارهایی را بیابیم که افراد بتوانند خودشان آنها را انجام دهند. طی همکاری با ۲۰ سازمان جهانی در حوزههای مختلف (نرمافزار، کالاهای مصرفی، تولید و علوم طبیعی)، شروع به ساخت مدلهایی برای همکاری میان کارکنان کردیم و تاثیر این تعاملها بر میزان اشتیاق، عملکرد و ترک کار داوطلبانه را مورد بررسی قرار دادیم. سپس از تحلیلهای شبکه برای شناسایی همکارهای بهینه بهره گرفتیم – افرادی که به شکلی فعال با گسترهای از افراد همکاری میکنند، اما کمترین زمان را برای خودشان در نظر میگیرند – و با ۲۰۰ نفر از آنها دربارهی زندگی کاریشان مصاحبه کردیم (۱۰۰ آقا و ۱۰۰ خانم). اطلاعات زیادی را دربارهی نحوهی وقوع سرباره و اقدامات رهبران برای جلوگیری از آن و تداوم پیشرفت، کسب کردیم.
جای تعجب ندارد که فرهنگ حضور همیشگی در کار، مداخلات تکنولوژی، روسای پرتوقع، مشتریان سختگیر و همکاران ناکارآمد، بخش بزرگی از مشکلات را به وجود بیاورند و اکثر این چالشها به راهکارهای سازمانی نیاز دارند. اما در بسیاری از نمونهها مشاهده کردیم که عوامل بیرونی اتلاف زمان، با یک دشمن درونی همراه شدند: عادتها و ذهنیتهایی که فرد دارد. خوشبختانه افراد میتوانند خودشان بلافاصله و با اندکی مدیریت استراتژیک بر نفسشان، بر این موانع غلبه کنند.
ما بهترین رویکردها را در سه دستهی گسترده کشف کردیم: باورها (شناخت دلایلی که برای تقبل مسئولیتهای فراوان داریم)؛ مسئولیت، زمانبندی و شبکه (حذف همکاریهای غیرضروری تا زمان لازم برای همکاری روی وظایفی که با ارزشهای شخصی و امیدهای حرفهایمان تطابق دارند را داشته باشیم)؛ و رفتار (تضمین این موضوع که همکاریهای ضروری یا مطلوب، بیشترین بازده ممکن را دارند). تمامی توصیههای ما برای کل افراد صدق نمیکنند: نیازهای افراد بسته به شخصیت، سلسلهمراتب سازمانی و چارچوب کاری فرق میکنند. اما دیدیم که وقتی افراد تحت مطالعه، ۴ یا ۵ مورد از این توصیهها را انجام دادند، توانستند بین ۱۸ الی ۲۴ درصد از زمان همکاریشان را بازپس بگیرند.
همکاری بیش از حد معمولا یا بهصورت موجی یا بهصورت خیلی آرام و تدریجی رخ میدهد. موج میتواند بهواسطهی ارتقای درجه، درخواست رئیس یا همکار برای تقبل مسئولیت یا همکاری در یک پروژه یا تمایل به شرکت در یک فعالیت کاری «فوقبرنامه» به وجود بیاید، زیرا قول دادهاید یا شاید دوست ندارید آن فرصت را از دست بدهید. مایک را در نظر بگیرید که مدیر یک کمپانی بیمه است و چندین پروژه را تحت نظارت خود دارد – یکی از پروژهها بهگونهای است که تیمش مجبورند روز و شب کار کنند تا بتوانند وضع یکی از بخشهای وخیم کسبوکار را به شرایط معمول بازگردانند. وقتی رئیس از او خواست که در ایجاد یک واحد جدید کمکش کند تا بتوانند چهرهی منحصربهفردی را در بازار بیابند، حس کرد نمیتواند نه بگوید. یک فرصت توسعهی عالی بود – که مهارتهایش هم کاملا با آن همخوانی داشتند – و میتوانست به کمک آن مستقیما با تیم مدیران ارشد دیدار کند. بااینحال نمیتوانست تیم فعلیاش را وسط کار رها کند. بنابراین تصمیم گرفت هر دو کار را همزمان انجام دهد.
تشخیص دهید که چه میزان از این سرباره، به تمایل شخصیتان برای کسب اعتبار و شناخته شدن بهعنوان یک همکار مفید، بادانش یا تاثیرگذار برمیگردد.
همکاری بیش از حدی که تدریجی رخ میدهد، موذیتر است و به واسطهی افزایشهای تدریجی در حجم، گوناگونی و بازهی زمانی درخواستهای همکاری اتفاق میافتد، زیرا کمکم شبکهی ارتباطات و گسترهی مسئولیتهای فرد افزایش مییابد. آچارفرانسههای سازمان از این نوع همکاری های بیش از حد رنج میبرند.
همانطور که تجربه کسب میکنیم، غالبا مسئولیت بیشتری را میپذیریم و هویتمان با دستاوردها، کمکها یا میزان سرشناس بودنمان درهم میآمیزد. خیلی دوست نداریم رویکردمان در زمینهی قبول مسئولیت اضافه یا مطالعهی ایمیلهای کاری تا دیروقت را زیر سوال ببریم و البته همکارانمان از این تمایلها نفع میبرند؛ وقتی شایستگی و پاسخگویی ما بر سر زبانها میافتد، افراد حاضر در شبکهی ارتباطیمان، درخواستهای بیشتری از ما خواهند داشت. الن که سابقهای ۱۸ ساله را در یکی از کمپانیهای تکنولوژی واقع در فهرست «Fortune 100» دارد، یکی از نمونهها است. او شدیدا به توانمندی خود در زمینهی کمک به همکاران، حل مشکلات و دور زدن بروکراسی برای اجرای امور افتخار میکرد. اما بالاخره فهرست پروژهها و تعهداتش بهجایی رسیدند که از حد توانش خارج شدند.
اگرچه موقعیت مایک و الن با هم فرق میکند، اما تحقیق ما نشان میدهد که راهکارهای مشکل آنها و سایر مشکلات مربوط به اضافه کاری یکسان هستند. آنها دیگر نمیتوانند روند کاری معمول خود را پی بگیرند و همان بازدهی همیشگی را داشته باشند. آنها باید مسئولیت بیشتری را برای زندگی کاریشان بپذیرند.
چرا بیشازحد قبول مسئولیت میکنیم؟
اولین گام در راستای مقابله با تعاملات بیش از حد این است که تشخیص دهید که چه میزان از این قبول وظیفه، به تمایل شخصیتان برای کسب اعتبار و شناخته شدن بهعنوان یک همکار مفید، با دانش یا تاثیرگذار برمیگردد. مثلا اگر فرد در کل چرخهی حیات یک پروژهی کوچک حاضر باشد، حتی وقتی که دیگر به تخصصش نیاز نیست، میتواند خودش را همچون فردی پشتیبان بداند که خواهان کسب نتایج باکیفیت است و بدین ترتیب به خودش افتخار کند. اما این از آن همکاریهایی نیست که بتواند تفاوتهای درازمدت ایجاد کند؛ همچنین اگر این همکاری افراطی شود، وقت کافی برای انجام کارهای مهمتر را نخواهد داشت.
اطلاع از دلیل تقبل همکاری – ورای آنچه مدیر و کمپانی از شما تقاضا میکند – نقطهی شروع شما برای تقابل با اضافه کاری است. وقتی به مدیران مشاوره میدهیم، از آنها میخواهیم نظرشان را دربارهی انگیزههای مختص هر فرد که در اغلب موارد موجب پذیرش وظایف بیشازحد میشود را بگویند.
بهعنوان مثال:
- آیا از اینکه وظایف آسانتر موجود در فهرست کارهایتان تیک بخورند، حس موفقیت به شما دست میدهد؟
- آیا اشتیاق شما به تاثیرگذاری یا معروف شدن تخصصتان، باعث میشود در جلسات یا مباحثاتی که حضورتان الزامی نیست، شرکت نمایید؟
- آیا به اینکه همواره برای پاسخگویی به پرسشهای دیگران یا اجرای کار گروهی آماده هستید، افتخار میکنید؟
- آیا از اینکه برچسب اجرای کار ضعیف یا عدم تمایل به کار تیمی را به شما بزنند میترسید و به همین دلیل، با دیگران همکاری میکنید؟
- آیا به خاطر ترس از دست دادن فرصتها یا عدم اطمینان از اجرای صحیح کار بدون حضور شما، از برخی مشکلات یا پروژههای معین دوری میکنید و این رویکرد آزارتان میدهد؟
اکثر مدیرانی که با آنها صحبت کردیم، به یک یا چند مورد از این پرسشها پاسخ آری دادند.
همکاران بهینه و موثر به خاطر میآورند که بله گفتن به برخی چیزها، به معنای پاسخ منفی – یا مشارکت کمرنگتر – در برخی چیزهای دیگر است. آنها به خودشان یادآوری میکنند که پیروزیهای کوچک (یک صندوق دریافتِ خالی از ایمیل، یک گزارش با جملهبندی و واژگان عالی، یک تماس از سوی مشتری)، همواره پیروزیهای مهمی محسوب نمیشوند. آنها خیلی دقیق دربارهی نواحی تخصصشان فکر کرده و زمان انجام یا عدم انجام امور را تعیین میکنند. آنها دیگر خودشان را یک فرد همه کاره در همهی امور نمیبینند و دیدگاهشان دربارهی ارزش شخصی خود را تغییر میدهند و بدین ترتیب دیگر همیشه به فکر نمایش توانمندیها نیستند و گاهی اوقات عقب مینشینند تا دیگران رشد کنند و دیده شوند.
همانطور که یکی از مدیران به من گفت «به این نتیجه رسیدم که اگر افراد واقعا به من نیاز داشته باشند، پیدایم خواهند کرد. الان احتمالا ۳۰ درصد از جلساتم را شرکت نمیکنم و کارها کماکان با همان کیفیت قدیم انجام میشوند.»
وقتی مایک خودش را تحت فشار پروژهها مشاهده کرد، متوجه شد همینکه همیشه به اهداف پیشنهادی جواب مثبت میدهد – و سپس به آنها رسیدگی میکند– تاثیر زیادی بر دیدگاه او نسبت به ارزشهایش میگذارد. او میگوید «باید زمین میخوردم و همسرم بیمار میشد تا این موضوع را درک میکردم». او تصمیم گرفت که اولویتهای شفافی را هم برای زندگی حرفهای و هم برای زندگی شخصیاش تنظیم کند. «از آن به بعد، نه گفتن به معنای عدم مشارکتم در آن کارها نبود، بلکه میخواستم تمرکزم را روی مسائل مهمتر نگه دارم.»
الن نیز متوجه شد تصور خودش بهعنوان یک فرد یاریرسان – که دائما به دنبال فرصتهایی برای ارائه کمک میگردد و هیچوقت درخواستی را رد نمیکند – مشکلساز شده است. او میگوید «بخش دشوار قضیه، درک این تمایل در لحظه و تلاش زیاد برای عدم مداخله در همهی کارها بود. اما اهمیت این موضوع را به تیمم گفتم و از برخی افراد خواستم حقیقت را به من بگویند و هر وقت دیدند عادت قدیمیام برگشته، به من هشدار بدهند.»
حذف موارد غیرضروری
در ادامه باید دربارهی مسئولیت، زمانبندی و شبکهی ارتباطاتتان تجدیدنظر کنید تا از عوامل تحریککنندهی شما برای مشارکت بیش از حد در امور، دوری کنید و همکاریهای غیرضروری را کم یا حذف کنید. همکاران بهینه و موثر، بهجای اینکه فکر کنند اوضاع خودبهخود خوب میشود و به شکلی واکنشگرا زندگی کنند و اجازه دهند که دیگران اهدافشان را به آنها دیکته نمایند، سعی میکنند از سربارهی همکاری دوری کنند. آنها اهداف اصلیشان را شفافسازی میکنند – نقاط قوتی که میخواهند در کارشان به کار گیرند و ارزشهایی که خواهان گنجاندن آن در چارچوب اولویتهای سازمانشان هستند – و سپس زندگی کاریشان را بهگونهای نظم میبخشند که درخواستهای نامنطبق با توانمندی هایشان را رد کنند.
راهکار:
- کار خود را با مرور منظم تقویم و ارتباطات ایمیلیتان آغاز کنید.
- به ۴ یا ۵ ماه قبل بنگرید تا فعالیتها، جلسات یا تبادلات گروهی تکرار شونده که در موفقیتتان نقش محوری ندارند و میتوانند به دیگران ارجاع داده شوند را بیابید.
- تصمیماتی که لزومی به دخالت شما در آنها نیست را در نظر بگیرید و بهگونهای تیمها یا پروسهها را تغییر دهید که بدون دخالت شما آن کارها را پیش ببرند.
- اوقاتی که اطلاعات یا تخصص غیرمرتبط با مسئولیت محوریتان از شما درخواست میشود را تشخیص دهید و پیش خودتان فکر کنید که آیا میتوانید آن را در درونسازمان به اشتراک بگذارید تا یکی دیگر از آچارفرانسههای سازمان از آن منتفع شود.
- در آنِ واحد، تلاش کنید تا همکاران به این رویکرد جدیدتان عادت کنند و بدانند که دیگر مثل قدیم در همهی کارها دخالت نمیکنید. مثلا صراحتا بیان کنید که عدم پاسخگویی به یک ایمیل گروهی یا انصراف از حضور در یک جلسه، به معنای عدم علاقه یا قدرنشناسی شما نیست.
- دربارهی اولویتهای کلیدیتان حرف بزنید تا تمامی افراد بدانند که باید وقتتان را روی چه مسائلی بگذارید.
- از همکارانتان دربارهی علائق و انگیزههایشان بپرسید تا بتوانید فرصتهای ارجاع یا واگذاری مسئولیتها را شناسایی کنید.
یکی از نقاط عطف تمامی مدیرانی که با آنها مشورت کردیم، زمانی بوده که درخواستهای همکاری بیش از حد را همچون رویکردی برای بهکارگیری اعضای گروهشان میدیدند، نه اینکه آن درخواست را هم به فهرست وظایف خودشان بیفزایند.
در نهایت، مقداری زمان را برای تفکر و جلب همکاری افرادی که میتوانند به شما در پیشرفت و رسیدن به اهداف عالی کمک کنند، کنار بگذارید.
مایک بر ایجاد توانمندی در واحد کسبوکار تحت هدایتش تمرکز کرد. بهجای اینکه برای حفظ سیاست سراغ پروژههای غیرمرتبط برود، تلاش کرد که از طریق تخصص و کمکهای تیمش تفاوتهایی را ایجاد کند.
استراتژی الن این بود که مرزبندی کاملا شفاف و صریحی داشته باشد: «من از ۸ صبح تا ۶ بعدازظهر آنجا هستم و افراد میدانند که صد درصد توانم را در آنجا میگذارم. اما پس از این ساعات، دیگر خودم را با ایمیلها، تماسها یا کارهای غیرضروری و نصفهشبی درگیر نمیکنم.»
یکی دیگر از رهبران، این تغییر را بدین شکل توصیف کرد: «دفاعی بازی کردن خوب نیست. همیشه رویکرد واکنشگرا دارید و در واهمه زندگی میکنید. تنها رویکرد برای فرار از این شرایط، شفافسازی دربارهی ماهیت خواستههایتان است. سپس باید مسیری را ترسیم کنید و از شبکهی ارتباطات خود برای رسیدن به مقصد بهره بگیرید.»
بهرهوری را حفظ کنید
زمانی که فشار اضافه کاریتان را کم کردید، وقت آن رسیده که ارزش همکاریهایی که در آن مشارکت داشته اید را ارتقا دهید. تحقیق ما نشان میدهد جلساتی که به درستی سازماندهی نمیشوند، بیشترین وقت را در سازمانها تلف میکنند.
راهکار:
- حتی اگر جلساتی که در آنها شرکت میکنید را تحت کنترل ندارید، میتوانید با رویکردهایی همچون اعلام یک دستور کار و پیشمطالعهی آن قبل از گردهمایی و ارسال یک ایمیل کوتاه دربارهی توافقات، تعهدات و گامهای پیش رو، بهرهوری جلسه را افزایش دهید.
- همچنین میتوانید با توجیه (واقعی یا ساختگی) اینکه باید فلان جا حضور داشته باشید، از حضور بیش از موعد در جلسات خودداری کنید. درخواست کنید تنها در بخشی که حضورتان ضرورت دارد، وارد اتاق جلسه شوید.
- باید در هر رابطه یا گروه، هنجارها و قوانین را از همان ابتدا تعیین کنید. اگر منتظر بمانید، حلوفصل مشکلات دشوارتر خواهد شد.
- همچنین میتوانید قوانین جدیدی را برای ایمیلها بگذارید. یک قالب خاص را برای آنها در نظر بگیرید (مثلا بگویید که نهایت کاراکتر ها چقدر باشد یا اینکه جای توضیحات کامل جملات در متن ایمیل، شامل نکات مهم به صورت موردی بیان شوند).
- دربارهی استفاده از گزینهی «پاسخگویی به همه» قانون بگذارید و زمان پاسخگویی مناسب را برای انواع درخواستها لحاظ کنید. ابزارهای مشارکت مجازی (همچون گوگل داکس) را مدنظر داشته باشید که محیط بهتری برای مکاشفه (تعریف فضای مسئله یا ایدهپردازی دربارهی راهکارها) یا هماهنگسازی افراد میسازند (وقتی افراد با تخصصها، دیدگاهها یا مسئولیتهای کاری مختلف برای تولید یک راهکار مشترک گرد هم آورده میشوند). باید مطمئن شوید که ابزارهای صحیح در زمان صحیح استفاده شوند و کاری نکنند که درخواستهای همکاری نتیجهی معکوس بدهد.
- همچنین باید یاد بگیرید وقتی مکالمات ایمیلی یا نوشتاری خیلی پیچیده یا ستیزهجویانه میشوند، سراغ تماسهای تلفنی یا جلسات رو در رو بروید که بهینهترند.
همیشه مدنظر داشته باشید که در تعاملات رو در رو، از وقت طرف مقابل بهصورت بهینه استفاده کنید. از خودتان بپرسید «آیا خواستههایم از یک جلسه یا مکالمه را بهصورت واضح میدانم؟» و همان ابتدا هم از دیگران بپرسید «اگر خیلی وقتت را نگیرم، میتوانی خیلی سریع به من بگویی که قرار است از این همکاری مشترک به کجا برسیم؟» و بدین ترتیب همه را به داشتن نظم و ساختار تشویق کنید.
وقتی صحبت از ایجاد شبکهی ارتباطی میشود، روی کیفیت روابط تمرکز کنید، نه تعداد ارتباطاتی که با یکدیگر دارید. بارها افراد مختلفی را مشاهده کردهایم که با کسب اجماع، ترسیم دورنمای مشترک، اشتراک مالکیت و ایجاد انرژی لازم پیرامون آن هدف مشترک، به همکاران خوبی تبدیل میشوند. با ایجاد جاذبهی مناسب – بهجای اجباری کردن پیشبرد دستور کار – میتوانید مشارکت بهتر و هماهنگتری را کسب کنید تا افراد فکر نکنند که برای کارشان به نظرات یا تاییدیههای بیشازحد احتیاج دارند.
مثلا الن تصمیم گرفت ذینفعان را از همان ابتدا به همکاری تشویق کند تا بعدها و در حین کار برای این موضوع وقت نگذارند. او میگوید «قبلا عادت داشتم تمام جزئیات را برنامهریزی کنم و سپس سراغ دیگران میرفتم. اما یاد گرفتم که اگر بخشی از برنامه را توسعه بدهم و سپس تیم، مدیر و حتی مشتریانم را در کار دخیل کنم، آنها درگیر کار میشوند و کمک میکنند نقاط مشکلساز را بیابم و بدین ترتیب دیگر نیازی به اقدامات متعاقب برای اصلاح امور یا قانع کردن افراد نیست». یکی دیگر از رهبرانی که میشناسم، جلسات رو در رو را با زیردستانش میگذارد تا دربارهی اولویتها، ارزشها و آرزوهای شخصیشان صحبت کنند و قابلیت همکاری آتی بهعنوان یک تیم را ارتقا دهند. او میگوید « راههای گوناگونی وجود دارند که امکان دارد افراد از طریق آنها برداشت نادرستی از اقدامات داشته باشند و مشکلات متعاقب ایجاد کنند. اگر وقت بگذارم و به آنها بگویم که چه چیزی مدنظرم است، دیگر لزومی ندارد بعدها وقتمان را به خاطر همکاریهای غیرضروری تلف کنیم.»
افزایش زیادی که اخیرا در حجم و گستردگی درخواستهای همکاری مشاهده شده، واقعیتی است که باقی خواهد ماند. متاسفانه این درخواستها ذاتا مشهود و در معرض دید نیستند و به همین دلیل تعداد اندکی از سازمانها به شکلی استراتژیک آن را مدیریت میکنند. بنابراین شما بهعنوان یک فرد باید با این تعمالات بیش از حد مقابله کنید و زمان خود را بازیابی نمایید.
بهره برداری از جنبه های مثبت تعامل و کاهش جنبه های منفی آن امکان پذیر است. به این منظور باید کل سازمان، ساختار، فرآیندها و هنجارهای فرهنگی اش را زیر ذره بین قرار دهید و عوامل همکاری بیش از حد را شناسایی و رفع کنید. تنها به دنبال نشانه ها نباشید. ریشه مشکل را پیدا کنید.
نویسندگان: اسکات تیلور, دب زنر, راب کراس- نوشته شده در 05 ژانویه 2020