حتماً این سوال رو از خودتان میپرسید که:
چطور می توان محیط کاری همواره مطلوبی داشت؟
چطور می توان حس همکاری و فرهنگ نظام آراستگی را در سازمان ایجاد کرد؟
در ادامه این مطلب به شما نشان خواهیم داد که چطور پاسخ این سوالات را پیدا کنید.
یکی از عوامل بهره وری، داشتن سازمانی آراسته و مرتب است. در این سازمان ها کارکنان روحیه بیشتر و بهتری برای کار دارند، همه چیز مرتب است و دسترسی به هرچیزی به سادگی میسر است. این سازمان ها دارای چنان نظم و انضباطی هستند که مشاهده آنها و یا کار با آنها واقعا لذت بخش است.
برای داشتن چنین سازمانی، گام اول یادگیری اصول و گام های نظام آراستگی یا همان 5S است.
واژه 5s بیانگر پنج کلمه است که در انجام کارها در سازمان، کارخانه و یا حتی در زندگی شخصی در منزل قابل اعمال میباشد. منشأ 5S همانند خیلی از اصطلاحات و فنون امروزه از ژاپن است.
این پنج واژه در زبان ژاپنی و انگلیسی به صورت زیر است؛
Japanese |
English |
Seiri |
Sort |
Seiton |
Set |
Seiso |
Sweep |
Seiketsu |
Standardize |
Shitsuke |
Systemize |
اهداف 5S
- ایجاد محیط کاری تمیز، راحت، ایمن و بهره ور
- اصلاح زیر بناها برای معرفی تکنولوژی پیشرفته (TQM)
- گسترش گروههای کاری خوب و با مشارکت بالا
- گسترش مدیرانی برای رهبری عملیِ بهبود
- گسترش افرادی با تفکر کایزن (پیشرفت دائمی و مداوم) یا بهبود
ساماندهی
عبارت است از شناسایی بهترین حالت فیزیکی محل کار،مجموعه گامهایی که ما در محل کار مشخص میکنیم که چه چیزی باید نگه داشته شود و چه چیزی نباید نگه داشته شود. ما باید مشخص نماییم که در یک مکان چه ابزاری به کار میآید و آنها را از ابزارهایی که به کار نمیآید جدا کنیم. هر منطقه کاری فقط باید شامل اقلامی باشد که برای انجام کار در آن منطقه نیاز است، بقیه اقلام را باید خارج از منطقه ی کاری جور نمود.
نظم و ترتیب
هر چیزی در محل کار باید یک مکان داشته باشد و در واقع هر چیزی باید سر جای خودش باشد. فرایند سری کردن در خارج از محل در واقع توصیف مرحله ی قبل است. با برداشتن اقلام دور انداختنی یا بردن آنها به محل دیگر فضای بیشتری ایجاد میشود. این فضا قابل رویت است و کمک میکند که گزینه های طراحی دیگری در منطقه بوجود بیاید. در این مرحله باید اقلام را دسته بندی کنیم تا به راحتی بدانیم که هر چیزی در کجا قرار دارد. مثل آنچه که یک تعمیرکار روی میز کارش و یا در قفسه ای کنار میز کار خود دارد و به راحتی میداند که هر ابزاری را که نیاز دارد در کجا قرار دارد.
پاکیزگی
این اصل به آنجا برمیگردد که ما در محیط تمیز با روحیه و بهتر به تولید میپردازیم. این یک امر عملی است که ما هر آنچه را که میخواهیم فوری بتوانیم استفاده نماییم. ما نمیتوانیم با یک آچاری که به طور کامل روغنی است یک محصول را که دارای قطعات بادی یا هیدرولیک میباشد تنظیم نماییم. موضوع دیگر سلامتی و ایمنی است مانند رفتن تراشه به چشم از طریق باد. باید هر روز زمانی را برای تمیز کاری صرف نمود. تمیزی شامل تلاش برای نگهداری محل کار، بهبود ظاهر محل کار و مهمتر از آن جلوگیری از کثیف شدن محل کار میباشد.
استانداردسازی
در جهت بهبود فعالیت یک خطر وجود دارد و آن این است که تمرکز مدیریت به مسائل دیگری باشد و نقاط حساس را فراموش کند.
استانداردسازی شیوهای است که به منظور حفظ و استمرار سه اصل ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزگی انجام میشود. در این مرحله استانداردها و دستورالعملهایی برای اجرای منظم و دقیق اصول پنجگانه 5S تدوین میشود و همه کارکنان و نیز کسانی که بعد از این به استخدام سازمان در میآیند، باید از آن پیروی کنند. این اصل باید توسط مدیریت اجرا شود، به گونهای که هر چیزی در جای خودش باشد، فرآیندها طبق روال خاصی انجام شوند و از علائم، نشانهها و برچسبها به خوبی استفاده شود.
تأکید اصلی در استانداردسازی بر مدیریت دیداری و استاندارد کردن مقررات است. در مدیریت دیداری موارد ناهماهنگ با سه اصل اول تشخیص داده میشود و هرگونه شرایط غیرعادی و ناهمگون آشکار میشود. از جمله اقداماتی که باید در این مرحله صورت گیرد، استفاده از علائم و نشانهها برای نمایش موارد خطرناک، محل قرارگیری اشیاء، نام دستگاهها و تجهیزات و موارد احتیاطی و یادآوریها است. افراد باید به این مسئله آگاه شوند که در شرایط غیرعادی چه اقداماتی باید انجام دهند.
انضباط
مرحله نهایی نظم است. در انگلیسی آن را خود نظمی یا نگهداشتن معنی نموده اند. یک تفاوت اساسی ما بین استانداردسازی و انضباط وجود دارد. بدین شکل که اساس استانداردسازی یک برنامه دیداری بسیار دقیق است که تضمین کند کارها همانطور که باید و با همان شیوه حفظ شده اند. اما اساس اتضباط چیزی فراتر از این است.
اصل انضباط که حفظ و نگهداری هم گفته میشود، بر عادت کردن به حفظ روشهای صحیح کار تأکید میکند. محیط کار باید به نحوی باشد که کارکنان متعهد به اصول 5S باشند که نتیجه آن بالا رفتن بهرهوری و افزایش کیفیت خدمات و محصولات است. نادیده گرفتن این مرحله باعث میشود نتایج حاصل از رویکرد 5S پایدار نباشد و بعد از مدتی دوباره به وضعیت قبل از اجرای آن برگردیم. با اجرای درست این اصل عادت صحیح انجام فعالیتها در کارکنان شکل میگیرد و میتوان از دیدگاههای همه افراد سازمان برای یافتن نقایص و مشکلات و حل آنها استفاده کرد.
در بسیاری از کارخانهها زمان بسیار زیادی صرف ساماندهی و پاکیزهسازی محیط میشود، زیرا انضباط مناسب برای اجرای 5S و پایداری آن وجود ندارد.
این مرحله را میتوان سختترین گام اجرای 5S نامید. همهی افراد باید مسئولیتها و وظایف خود را به خوبی انجام دهند و مقررات و قوانین به صورت یک عادت برایشان درآید. رسیدن به چنین جایگاهی نیازمند آموزش و تکرار فراوان است. نتیجه اجرای درست این اصل تربیت افرادی وقتشناس، پاکیزه، منظم و مرتب و مسئولیت شناس است. همه کارکنان باید این نکته را بدانند که اجرای فعالیتهای 5S یک کار گروهی است و نیاز به مشارکت همگانی دارد.
فواید و نتایج 5S
-
رشد و خلاقیت و بهبود تفکر افراد
-
استفاده بهینه از فضای موجود
-
کاهش زمان های تلف شده جهت جست و جو
-
کاهش مسافت های جابجایی و حمل و نقل
-
افزایش عمر ماشین آلات و تجهیزات
-
افتخار پرسنل به محیط کار خود
-
بهبود وضعیت اقتصادی تجارت شرکت
-
افزایش ایمنی
-
انجام خدمات به مشتری به طور سریع و دقیق
-
حذف هزینه های مازاد
